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60 ABC CIENCIA Y FUTURO MERCÓLES 4- 11- 87 Oficinas El termino Ofimática recoge el conjunto de técnicas y soluciones destinadas a la manipulación efectiva de la información en la oficina. Su aplicación se ha visto justificada por criterios económicos y funcionales. Sin embargo, pese a que la moderna tecnología ha desarrollado una gran variedad de productos para ei proceso de datos, Esta escasa implantación de las técnicas ofimáticas puede ser el resultado de la confusión existente al tratar este nuevo concepto. La Ofimática no se limita a mecanizar o informatizar las ocupaciones rutinarias. Su finalidad es el diseño de nuevos sistemas integrales de actuación en los que se conjunte los medios técnicos, los procesos administrativos y los entramados socioorganizativos que forman las personas que trabajan en una oficina. En este sentido, la Ofimática se encarga de la adaptación de la informática y las telecomunicaciones a los procesos administrativos y organizativos de la oficina. Las nuevas herramientas introducidas son, esencialmente, el procesador de textos, diveros métodos de comunicación y el ordenador. La técnica del procesador de textos facilita la composición, modificación y corrección de textos antes cié su edición. Por su parte, las comunicaciones permiten compartir los recursos disponibles en cualquier parte de la oficina. Por último, el microordenador, cuya base es el microprocesador, es una herramienta diseñada para facilitar el uso personal de la informática. Todos estos equipos, y especialmente los sitemas de comunicación, deben ser totalmente integrados y compatibles de tal modo que permitan la conexión entre cualquiera de ellos. El proceso de adaptación de estos nuevos elementos pasa por considerar los diferentes tipos de información que discurren por una oficina: textos, datos, imagen y voz. telecomunicaciones y automatización de trabajos, las previsiones han fallado y la introducción de los sistemas ha sido más lenta de lo esperado. Quizá el factor fundamental que ha incidido en esta baja penetración, sea la desconfianza de los usuarios ante fórmulas a las que no están habituados y que les han sido impuestas con criterios equivocados. Así, los elementos que deben considerarse, desde el punto de vista de la ergonomía, son: el espacio de trabajo, espacio de descanso, iluminación, color, nivel de ruidos, temperatura y humedad. Clasificación, archivo y acceso a documentos (micrografía automatizada o bases de datos, tanto en soporte magnético u óptico) Organización de las actividades de la oficina (gestión del empleo del tiempo) Manipulación de datos numéricos (programación informática) Soporte a la decisión (sistemas interactivos de ayuda a la toma de decisiones) Seguridad y control de las actividades de la oficina (procedimientos de organización administrativa y au- ditoría) Diseño de los puestos de trabajo y adecuación a su entorno (ergonomía) Este último punto, esencial a la hora de lograr una perfecta implantación de las técnicas ofimáticas, es uno de los que más dificultades han tenido para desarrollarse y no ha recibido la necesaria atención por parte de las empresas. La ergonomía es una aproximación interdisciplinar a los problemas que presenta la concepción y el desarrollo de los objetos utilizados por el hombre, con el objeto de permitir al futuro usuario una mayor eficacia y menor posibilidad de error en su utilización. La aplicación de la ergonomía al lugar de trabajo permite una comunicación más armónica entre el trabajador y su medio ambiente. Esta armonía es importante puesto que las condiciones del entorno, tanto la iluminación como la temperatura o el ruido, entre otros factores, tienen una decisiva influencia en la productividad de un puesto de trabajo. El factor humano No sólo la ergonomía debe prestar atención a las características del trabajador. La Ofimática, como conjunto de fórmulas socio- técnicas, debe prestar una especial atención a la adecuación de los sistemas a los modos de trabajo de los usuarios. En demasiadas ocasiones se ha olvidado que una organización técnica no puede considerarse de forma independiente de la organización humana. Ni siquiera cuando el factor innovador se reduce a la implantación de una herramienta de forma aislada. Por ejemplo, se ha detectado que los usuarios no utilizan, por desconocimiento, ei 60 por 100 de las funciones de las máquinas de tratamiento de textos. La incorporación de nuevas herramientas de trabajo en la oficina supone una reducción del tiempo necesario para realizar ciertas tareas rutinarias. Sin embargo, su implantación requiere, una importante inversión de tiempo en la formación del usuario que, por el momento, no ha recibido la suficiente atención. En general, cuando llega el momento de decidirse por la implantación de nuevas herramientas, se cae en el error de diseñar su estructura en función de las características de un trabajador ideal Mientras, el usuario rea! que tendrá Diversas; aplicaciones Desde esta perspectiva, el artículo Ofimática. Análisis de actividades de un sistema de oficinas publicado en la revista Telos firmado por varios autores, señala las diferentes aplicaciones desarrolladas en el marco de la Ofimática: Preparación de documentos (tanto tratamiento de textos como imágenes) Intercambio de información en sus diferentes formas (telecomunicaciones de oficina) Difusión de documentos (repografía electrónica) que utilizarlo se encuentra muy alejado de dicho termino medio. Este error provoca que la implantación de nueva tecnología se convierta en un factor de presión sobre el trabajador, que podría ser eliminado fácilmente si se tuviera en cuenta a los usuarios que van a utilizarlo. Las empresas deben facilitar la introducción de las nuevas tecnologías implicando a sus trabajadores en la elección de los sistemas y facilitando los medios para que se familiaricen con ellos Los trabajadores experimentados aceptan con mayor facilidad la introducción de novedades en su entorno laboral que los jóvenes El valor de la experiencia El proceso de introducción de las nuevas tecnologías puede encontrar su mejor apoyo en el trabajador experimentado. Paradójicamente, este es un sector que aparentemente podría ser el que más dificultades opusiera por su fidelidad a sistemas ya conocidos. Sin embargo, algunos estudios realizados sobre el impacto de las nuevas tecnologías han recogido algunos datos bastante significativos. Por ejemplo, los trabajadores experimentados aceptan con mayor faci-