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ABC MADRID 17-05-1987 página 128
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ABC MADRID 17-05-1987 página 128

  • EdiciónABC, MADRID
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i- -ABC A la caza de la secretaria perfecta UCHOS altos directivos conocen los rendimientos cualitativos que supone tener una buena secretaria; y no sólo, lógicamente, en lo que atañe a la redacción de cartas o al manejo de la agenda de trabajo. El de secretaria de alta dirección es un puesto, hoy por hoy, con tareas cada vez más ejecutivas o participativas en el nivel de decisión. Y ello es consecuencia de la progresivamente compleja labor de sus jefes. Las promotoras de esta iniciativa han comprobado que una secretaria organizada y perfectamente adaptada a la especialidad de su jefe, habilitada para tomar iniciativas, haciendo un uso muy reservado del enorme flujo de informaciones que pasan por sus manos, es tan difícil de localizar como el director general capaz de pintar de negro los números rojos en las más deficitarias empresas del país. Según las promotoras de Ayudir, los tiempos en los que se llamaba secretaria a una mecanógrafa desenvuelta han quedado muy atrás. Es un poco como si llamásemos hoy programador a un antiguo grabador. La actual colaboradora de un directivo tiene funciones frecuentemente muy amplias y delicadas. Y cuanto mayor es la responsabilidad del directivo, más compleja es la tarea de su ayudante Afirman con énfasis que hay que tener en cuenta que para poder ayudar realmente a un alto directivo, tiene que comprender su labor hasta en sus más mínimos detalles. En una negociación comercial, por ejemplo, toda ayudante de dirección que se valga está preparada para defender con con- M ¿Ha pensado alguna vez, señor director de ventas, en el inigualable servicio que le presta su secretaria? ¿Cuántas decisiones, no siempre complementarias, toma ella en su lugar sin que usted advierta más que la eficacia final y comente para sus adentros no sé cómo diablos se las apaña esta chica Pues a partir de ahora tenga cuidado o se le irá a otra empresa con una remuneración quizá tan alta que no se lo pueda creer. Conscientes de la importancia que adquiere, día a día, tener una buena secretaria, Beatriz de Galipienso y Marie- Anne Chevalier han constituido recientemente Ayudir- Ayuda al Directivo- un auténtico head- hunting de secretarías de alta dirección. vicción los argumentos de su empresa, tiene el criterio necesario para discernir lo principal de lo accesorio y un brazo suficientemente largo como para poder delegar funciones Ningún aspecto- -asegurandebe menospreciarse, aunque el propio directivo tenga dificultades en describir una convivencia de más de ocho horas diarias. Cualquier detalle es importante. Tenemos que lograr saber (o adivinar muchas veces) si un empresario es, por ejemplo, reacio a determinadas pautas de comportamiento que otro ni siquiera percibiría afirman las promotoras de la idea, todas las formaciones académicas son buenas: estudios superiores, escuelas de secretariado, especialización en idiomas, etcétera. La edad tampoco es un factor de selección; hay empresarios que buscan prioritariamente a la mujer estable, mayor de cuarenta años, y otros que las prefieren novatas para poder formarlas a su estilo de dirección Autoanálisis Pieza clave De este modo, puede afirmarse que la secretaria es una pieza clave, porque, aunque no cree un política empresarial, sí la ejecuta Sobre la cualidad de empresas que solicitan los servicios de Ayudir, afirma Anne- Marie Chevalier que más que de tipos de empresas, habría que referirse a tipo de directivos Suelen ser- d i c e los que han tenido la necesidad de reorganizar su tiempo de trabajo para dedicar mayores esfuerzos a la creatividad. Y este enfoque es tan válido en pequeñas empresas como en multinacionales El directivo motivado busca siempre posibles mejoras o innovaciones en todas las áreas de su gestión; desea que alguien se ocupe de controlar para él lo que ha creado, permitiéndole así investigar nuevos caminos con toda confianza. Qué pide un directivo Lo que el directivo quiere es muchas veces complicado de definir. En cuanto a las candidatas a nuevas secretarias- Ayudir constituye también una bolsa de trabajo- Galipienso y Chevalier no dudan en aconsejar un detenido análisis de las propias aptitudes. Saber definir con claridad las proSelección pias capacidades profesionales es No hay más restricción cualitativa, un ejercicio duro, pero fundamena la hora de la preselección, que la tal El engaño, consciente o inconsde la buena preselección de las secretarias y ayudantes de direc- ciente, ni les interesa a ellas, porción afirma Beatriz Galipienso. que será causa de frustración a La persona que no esté absoluta- medio plazo, ni a sus futuros jemente convencida- añade- de la fes, porque rápidamente se darán importancia de su función en la cuenta de ello Nuestra empresa- dice Chevaempresa y de que ésta lleva aparejado una gran dosis de confidencia- lier- ayuda igualmente a las candilidad, disponibilidad, identificación datas a evaluar los puestos de tracon las tareas del jefe, participa- bajo, no ya en función de ciertos ción en el estilo de dirección y pa- criterios aparentes, sino de su conciencia, difícilmente podrá ser una tenido real: 50 por 100 de tiempo dedicado a la mecanografía (dato buena ayudante de dirección Para seleccionar la persona ade- que disgusta a algunas) puede llecuada el proceso es el tradicional: var aparejadas verdaderas responsabilidades; en cambio, un puesto consulta de ficheros ¡nformatizacon poca mecanografía puede predos, establecimiento de contactos sentar un interés soto relativo. directos, entrevistas y, básicamente, los anuncios en Prensa, que se revela un método eficaz de modo Paro e incompetencia principal en tareas de este tipo. Las reestructuraciones en las Para ser una buena secretaria, empresas son lo bastante frecuentes como para que el desempleo no sea forzosamente sinónimo de incompetencia profesional. Nosotras aconsejamos que, a la espera del puesto idóneo, las candidatas, por expertas que sean, no duden en aceptar trabajos temporales. A nuestro gabinete acuden empresas en busca de una persona capaz de tomar el relevo de una secretaria El cargo de ejecutiva de baja por maternidad o secretaria de alta dirección es un larga enfermedad. Y, desde luego, puesto, hoy por es un reto, para la seleccionada, hoy, con tareas cumplir con tal tipo de sustitución. cada vez más Las mantiene alerta, en contacto ejecutivas o con empresas y sectores diferenparticipativas en tes; puede ser un buen compás de el nivel de decisión, espera. consecuencia de Además, este tiempo parcial les la labor permite seguir cursos de formación progresivamente o perfeccionamiento (idiomas, informás compleja de mática, etcétera) Es decir, que sus jefes. Para para una persona ansiosa de buen encontrar la porvenir, una situación de paro persona idónea para esas debe convertirse en un período de funciones están intensa actividad. surgiendo diversas entidades. D. E.

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